Document en Records Management is niet meer dan een middel om vanaf het moment van het ontstaan van informatie zicht te houden op de gehele levenscyclus van deze informatie.
Document Management (DM) richt zich op het behandelen van documenten op een zodanige wijze dat informatie kan worden gecreëerd, gedeeld, georganiseerd en adequaat en efficiënt opgeslagen met als doel de continue groeiende informatiestroom beheersbaar te houden. Records Management (RM) richt zich op het laatste stadium van deze levenscyclus, ook wel archivering genoemd. Hier wordt het beheer van documenten conform geldende wet- en regelgeving geborgd.
Maar betekent het toepassen van Document en Records Management nu voor onze organisatie het einde van de digitale chaos? Eerlijk gezegd weten we het niet. Wat we wel weten is dat we een hulpmiddel nodig hebben om de “actieve” informatiestromen die binnen organisaties aanwezig zijn beheersbaar te maken en, wat zeker zo belangrijk is, te houden. Het blijkt nog altijd lastig om informatiemanagement succesvol te positioneren binnen organisaties. Omdat de toegankelijkheid en actualiteit van de informatie niet gegarandeerd is, staat de bedrijfsvoering bloot aan afbreukrisico’s.
Information Vision weet als geen ander welke vraagstukken en uitdagingen opgepakt moeten worden om hier invulling aan te geven.